Solusi

Pengelolaan perpajakan daerah selain melibatkan data dalam bentuk elektronik juga melibatkan data dalam bentuk hardcopy. Data-data tersebut misalnya formulir-formulir permohonan dan laporan yang sudah ditandatangani, surat- surat keputusan yang sudah ditandatangani dan disahkan, dan lain sebagainya.

Penyimpanan dokumen hardcopy dalam tempat penyimpanan yang terstruktur dan mudah untuk dicari menjadi satu keharusan. Namun demikian pada saat dokumen yang harus dikelola sudah sangat banyak, dokumen-dokumen lama harus dipindahkan ke tempat lain yang lebih luas atau jika tempat tersebut tidak tersedia, dokumen tersebut perlu dimusnahkan sesuai dengan ketentuan. Hal ini sangat mudah dipahami karena sifat dari dokumen hardcopy yang memerlukan tempat penyimpanan sik yang tidak sedikit.

Di sisi lain, ada solusi yang praktis dengan menggunakan teknologi, yaitu dengan melakukan digitalisasi atas dokumen-dokumen sik tersebut. Proses digitalisasi ini akan menghasilkan dokumen softcopy dalam bentuk gambar (hasil scan) dan metadata dari dokumen tersebut. Selanjutnya hasil digitalisasi ini akan dibuatkan index-nya sehingga dokumen tersebut akan mudah dicari. Jadi hasilnya selain semua dokumen yang sebelumnya memerlukan tempat yang luas untuk penyimpanannya menjadi sangat ringkas, juga mempermudah dalam pencarian dokumen-nya karena sudah di-index dalam sistem komputer.

Selanjutnya, hasil dokumen elektronik tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem pajak daerah sehingga setiap record data yang tersimpan pada sistem pajak daerah dapat langsung diasosiasikan dengan scan dokumen sik yang sudah disahkan.